Cotisations - Suivi et renouvellement

[Jef]

Pour la continuité et afin qu'on soit tous d'accord sur la manière de procéder, voici comment sont gérés les cotisations, qu'il s'agisse de nouveaux arrivants ou de renouvèlement.

Tout est basé sur cette Sheet
qui est liée au formulaire d'inscription du site et donc du forum.
Il s'agit donc de la base de données de tous les membres passés et actuels* et leur date de dernière cotisation.
Il est possible de faire un tri dans la sheet pour n'avoir que les cotisation d'un mois en particulier.
Les dates apparaissent en rouge quand la dernière cotisation date de plus d'un an.

Au début de chaque mois, il faut contrôler la liste des cotisations qui arriveront à échéance durant ce même mois et envoyer un mail à tous les concernés leur indiquant que leur cotisation prendra fin au début du mois suivant et qu'elle doit donc être renouvelée. Il n'y a donc pas de différence entre un membre inscrit le premier du mois et un autre le 25 du mois. Dans les deux cas, ils doivent avoir payé pour le premier du mois suivant sous peine de perdre leur accès au forum cotisants.

Toujours au premier de chaque mois, il faut retirer les accès à la partie adhérents, à tous les membres avertis le mois précédent et qui n'ont pas renouvelé.

En plus de cela, de manière la plus continue possible (idéalement 1x par semaine) il faut :
- contrôler les nouvelles cotisations, demander au trésorier ou au président de faire une mise à jour de la sheet en fonction des derniers versements arrivés
- Envoyer un mail de confirmation de la réception du payement au membre et lui donner les accès au forum


*Selon nos statuts, pour être officiellement membre de l'asbl il faut être en ordre de cotisation, la sheet contient donc un nombre important d'anciens membres ou de personnes inscrites n'ayant jamais cotisé et n'ayant de ce fait jamais été membres.