Je pense que c'est important de garder une trace de ça dans le forum.
Je propose qu'on y poste pas de commentaire, on pourra créer un poste dédié à la discussion post-assemblée après chaque réunion.

Réunion du 10/04/2016

Ordre du jour :
- Finalisation des statuts
- Election des administrateurs
- Tour de table pour les divers sujets liés ou à planifier à la suite de la création de l'asbl


Présents :
Jean, Axel, JC, Robin, Christophe, Arnaud, Simon, Pascal, Corentin, Jef.

1) Finalisation des statuts de l’ASBL :
- Description : acceptée
- Nom et acronyme : Belgian Homebrewers Association – BHA
- Liste des membres : Les membres présents seront tous inscrits sur les statuts (et donc membres fondateurs) cela n’ayant aucun impact sur la suite du fonctionnement de l’ASBL. Les autres membres désirants devenir effectifs devront être inscrits sur le registre.
- Fonction des admins :
o Président : Axel
o Vice-Pré : JC
o Trésorier : Arnaud (Jean fera une vérification périodique des comptes)
o Secrétaire : Jef
- Adresse du siège social : adresse de la réunion du jour : Société YP5 17, rue Eugène Cattoir 1050 Bruxelles
- Derniers points à régler avant de pouvoir déposer les statuts : traduction du texte en NDLS. Les membres ayant la possibilité, font traduire une partie du texte (envoyé par mail). Ensuite, Jef déposera les statuts en ligne.

2) Choix d’une banque
Arnaud prends des renseignements et reviens avec des propositions, les statuts devront de toute façon être déposés avant l’ouverture du compte.

3) Règlement d’ordre intérieur (ROI)
Le texte sera établi dans une prochaine réunion

4) Logo
Il sera modifié selon les suggestions du jour et soumis à l’avis général sur le forum

5) Préparation de la communication
Point très vaste qui sera abordé en détail dans les prochaines réunions. La communication sera faite quand la structure sera prête.

6) Réseaux sociaux, site, forum
L’ASBL aura un site (avec forum) pour les informations et une page Facebook pour la communication sur les évènements. Simon, Corentin et JC se proposent de gérer le suivi de la page FB mais chaque membre pourra y participer.

7) Projets à court et moyen terme
Les projets ont été énoncés par chacun pour l’établissement d’un ligne directrice, aucun n’a été placé dans un planning ni soumis au vote même si il y’a une volonté commune d’en réaliser certains dans de brefs délais. Il sera rapidement nécessaire de récolter des fonds pour pouvoir financer les projets.
- Organisation de concours de la meilleure bière amateur
- Brassage (dans une brasserie officielle) et vente d’une bière
- Organisation de soirées dégustations
- Présence sur des évènements existants
- Construction et exploitation d’une houblonnière

8 ) Cotisation :
Le montant de la cotisation pour les membres (adhérents et effectifs) s’élèvera à 10€ (somme minimum pouvant être augmentée si le membre le désire).
Les membres adhérents (cotisants) auront accès à une série de services et d’avantages qui seront listés sur le site. Accès aux commandes groupées, réduction (ou suppression) du paf lors des évènements, accès au tutorat,…
Le site et le forum seront accessibles gratuitement sauf une partie qui sera réservée aux adhérents. Le montant de la cotisation pourra être revu à la hausse si les avantages le justifient.


J'espère avoir été complet, j'avoue ne pas avoir tout noté et j'ai une tâche de clone d'Orval (celle qui ne peut pas Gush) sur une de mes feuilles. Que les présents n'hésitent pas à rectifier ou à compléter, éventuellement en MP pour ne pas alourdir le post, j'éditerai le miens (Le monsieur il a dit que c'était pas un chat).
J'envoie le texte pour la traduction via mail.

Bonne semaine à tous.

Rapport de réunion du 13/08/16.

1 - NCB et B&V?

NCB :
- Beaucoup de positif. Rentrée financière satisfaisante, bonne ambiance.

- Pour les prochaines démonstrations de brassage, essayer d'améliorer la visibilité du brassin pour attirer et intéresser plus de monde. Réflexion à faire sur le matériel utilisé, l'emplacement dans le stand. Idée d'une vidéo en Time laps d'un brassin complet qui tournerait en boucle pour une vue globale du déroulement de tous les étapes. Penser à nommer des responsables du brassin pour suivre le tout du début à la fin et éviter les passages chaotiques.

- Nous mettrons une partie du brassin en keg pour le belgo et embouteillerons le reste. Les bouteilles seront vendues par les organisateurs à Namur capitale de la bière de saison pour une rentrée en plus et les autres seront réparties entre les participants de NCB.

- Pour la suite, étant donné qu'à priori nous ne pourrons plus revenir à Namur l'année prochaine, une prospection d'autres festivals wallons, voir en flandre est à prévoir afin de renouveler l'activité ailleurs et ainsi d'être présent et visible dans d'autres régions.

B&V :
- Chouette festival dans son ensemble, cadre sympa, un peu en dessous au niveau des brasseries et des bières proposées.
Le concours est un succès, bravo à JC. Ce fut néanmoins difficile à gérer seul. Pour l'avenir 3 personnes pour la gestion sont à prévoir, 1 pour servir, 1 pour encoder les résultats et 1 pour coordonner l'ensemble.


Reuter :
Bonne expérience, les photos seront très probablement top et pourront peut-être servir de contenu pour le site. A voir si on peut les récupérer.

D'autres pistes 'Com sont lancées DH, Cinétélérevue, RTBF. A suivre donc

2 -Belgo 2016

- On conserve le nom. L'orga étant gérée depuis longtemps par Axel, il est tout à fait justifié qu'il puisse continuer à l'organiser avec la BHA. Très logiquement nous répartirons l'organisation entre nous.
Nous avons 3 ateliers d'1/2h en projet. Keg (Axel), récup de levure (JC) et montage élec (Jef).

- Le concours sera organisé sous le même format que pour B&V. La formule a fait ses preuves.

- Nous restons sur le plan de la visite de la brasserie de la Lesse le dimanche matin. Il faut valoriser la journée du dimanche avec une activité pour profiter du weekend au complet et garder un maximum de gens pour le rangement. Il faut garder en tête que nous pouvons profiter du gite jusqu'à 18h et que le Belgo est finalement assez court. Nous essayerons d'aller voir le nouveau bâtiment de La Lesse pour ajouter à ce qui a été vu l'année passée. On garde bien sûr Rochefort dans les cartons pour plus tard.


3 - Projets pour l'année à venir
- Le site internet : indispensable pour la visibilité et nécessaire pour tous les autres projets à venir. Nico et Christophe sont sur le coup.

- Les avantages pour les adhérents. Il faut valoriser la cotisation et faire un maximum pour la rendre attrayante et incontournable. JC va prospecte les drink de Wallonie pour négocier des partenariats, Axel s'occuppe de Mi-O Mi-H. Corentin contacte Homebrew shop.
Il faudra alors créer une carte de membres pour les cotisant afin qu'ils puissent avoir accès aux réductions.
Jef se renseigne sr les prix des différents goodies qu'on pourrait proposer (casquettes, décapsuleurs, sweat,...)

- Le local : Les parents de Robin sont d'accord de nous laisser utiliser un garage situé à Sambreville. L'endroit est central, le bâtiment est équipé en électricité mais doit être raccordé à l'eau. Il faut également le vider, le nettoyer, l'aménager, l'équiper, régler la paperasse
d'assurance,... Il nous sera alors possible de brasser en commun, d'organiser des cours de brassage et de faire des dégustations.

- Carrément bière : Notre présence est confirmée, il faut maintenant répartir les tâches pour l'orga e s'appuyant sur l'expérience acquise à NCB

- Les pistes de 'Com

4 - Projets à longue échéance
- Houblonière
- Production et vente d'une bière
- Hopster
- Cours de brassage

5 - Santé financière et rentrées à prévoir
Nous ne sommes pas encore sorti des dettes mais on s'en rapproche.
Quelques pistes de rentrées sont énoncées plus haut.

6 - Les avantages pour les adhérents
Voir plus haut

7 - Les commandes groupées
Nous allons mettre en place une routine de commandes groupées pour les matières premières. 2x par an semble être un bon rythme.
La logistique est clairement la partie la plus compliquée. Un piste pour résoudre ça et éventuellement avoir de meilleurs prix serait de s'associer à une petite brasserie comme la Lesse pour commander avec eux et récupérer nos commande à Rochefort. Axel prend contact avec eux.

8 - ROI
Nous allons nous baser sur un ROI existant et l'adapter à notre fonctionnement. On créera un post dédié pour un brainstorming et une mise en forme. Je vais envoyer un mail à JP pour voir si il peut nous donner celui de son asbl.

9 - Modération sur le forum. Quels sont nos droits ?
Il faut nommer 3 ou 4 modos définis. Il faut éviter les accidents en laissant les droits d'éffacer et d'éditer à tous et réduire le nombre de modo permettra une communication et une ligne de conduite plus claire. Que ceux qui sont intéressés par le poste se manifestent dans le thread dédicacé.

10 - Communication : Quid du site Internet et du texte de présentation ?
- Le site est la priorité numéro 1, voir plus haut.
- Le texte sur le forum est validé. Il faudrait essayer de sortir une version simplifiée qui tient en quelques points précis qui servira au présentation orales. Je regarde à ça ans les jours qui viennent.


J'a créé une adresse mail BHA
BelgianHomebrewersAssociation@gmail.com
BHA ne passait pas, il faut 6 lettres min et pas mal d'autres trucs plus simples étaient pris.

Enfin notre mascotte s'appelle désormais Brasse-Partout et est en séjour en pays flamand ou Corentin s'applique à lui apprendre la langue de Bruegel.

J'attends vos retours et remarques pour d'éventuels ajouts et/ou modifications.

Rapport de reunion du 11/12


Festival BHA

- Les accises et le système de vente de tickets pour la redistribution aux brasseurs
Nous attendons une autorisation écrite des accises pour la dégustation.
Pour se protéger au niveau de la vente, chaque visiteur devra devenir membre de l’asbl, ce qui fait que le festival sera considéré comme une activité interne de l'association. Pour ce faire, le visiteur paye 10€ et inscrit son nom, son prénom + son adresse mail. En échange de quoi il reçoit le verre (qu’il peut rendre contre une caution de 3€) et 5 tickets pour des dégustations. Si la personne souhaite recevoir la carte de membre et profiter des avantages l’inscription est à 15€. Les jetons seront ensuite vendus à 1,5€.

- Les sponsors. Les formules et leur prix. Commerces visés.
On reste sur les tarifs suivants :
1) 49€ ou moins remerciement sur le site
2) 50€ petit encart sur l'affiche
3) 100€ gros encart
4) 150€ on place leur affiche/banderole dans la salle
Comme plusieurs commerces l’ont proposé, nous acceptons également les dons en nature (bière, bouffe,…) et nous organiserons une tombola. Tickets en vente à la caisse et dans la salle pour 2€.

- L’organisation. Montage/démontage, caisse, bouffe,...
On va publier une google sheet pour que les personnes qui sont motivées et disponibles s’inscrivent. Ensuite on fera un tableau avec les horaires. On travaillera par groupe de deux et il y’aura 3 postes à tenir : caisses, Bar BHA et bouffe.
Pour la bouffe, Pascal fera une casserole de Chili, on laissera la casserole sur le feu pour qu’il reste chaud, il n’y aura qu’à le servir avec des Doritos. On va désigner un responsable pour les plateaux de fromages/charcuterie qui s’occupera des courses. On fournira également du pain gratuitement.

- Le matériel : verres, affiches, tickets, bacs à glace + glace, autre
Le verre est commandé, les affiches sortiront quand on aura la liste des sponsors, on utilisera les rouleaux de tickets classiques + cachet.
Les brasseurs seront responsables pour le montage de leur stand et doivent prévoir le froid, le bac de rinçage, une carte et la déco.
On imprimera un carnet pour chaque visiteur avec une présentation de l’asbl, une liste des brasseries et de leurs bières et un plan de la salle.

- Les participants et logistique pour tester leurs bières. Rencontre pré-festival.
On organisera une rencontre pour tous les participants. On fera ça au Temple à Namur dans le courant du mois de janvier. L’objectif est de se voir de manière informelle pour boire un verre ensemble et faire connaissance avant le festival. On en profitera bien sûr pour récupérer les bières à tester ultérieurement.

- Stand bière BHA
On occupera le bar de la salle et on mettra une bière belgo sur la deuxième pompe ou de la houblonade.

- Invitation de participants du nord
On attendra que le festival soit passé et que le site et le forum soient bilingues avant de se manifester



Bière BHA

- Finalisation de la recette
JC s’en occupe selon les résultats du sondage

- Etiquette
Sauf revirement de situation avec une proposition de dernière minute, nous partirons sur une étiquette simple, uniquement composée du logo.

- Brassage, embouteillage
Nous pourrons être 4 lors du brassage, probablement pas plus mais nous ferons 2 équipes, une pour le matin et une pour l’après-midi. Axel, JC, Jef pour le matin et Pascal pour l’après midi sont déjà inscrits, reste donc 4 places disponibles. Ceux qui participent au brassin s’engagent à venir aider pour l’embouteillage.

- Pré-ventes et distribution
Nous ferons sans doute plusieurs emplacements de stockage. Axel pour le sud, Pascal pour Bruxelles,… Toutes les bières qui sortiront du stock devront être payées à l’enlèvement.


Autres points

- Goodies
On part sur des décapsuleurs et des T-Shirts. Ils seront vendu au festival et en permanence sur le site. 15€ pour les T-Shirts, ?€ pour les décapsuleurs (prix d’achat 1€)

- Lancement des avantages et renouvellement des cotisations pour 2017
Les cotisations seront à renouveler un mars 2017, anniversaire de la création de l’asbl.


- Site internet et hébergement forum
Le site devrait être mis en ligne prochainement.
Nous allons demander à Jean si NicoR peut avoir un accès à la gestion du forum.
Nous gardons l’idée de doubler tous les postes importants pour le fonctionnement de l’asbl.


- Activité BHA
Nous conservons l’organisation du concours en partenariat avec B&V pour 2017

Nous avons évoqué l’idée d’organiser une sortie entre membres. Soit à Londres pour un Beer Tour avec logement sur place à bas cout (chambre triples). Soit en Belgique pour une visite de brasserie et un repas avec la location d’un car qui fera un tour pour prendre et ramener tout le monde à moins de 15-20 km de chez lui.


- Nouvelles du jour
Arnaud est maintenant officiellement trop vieux pour jouer au foot
La bière belgo 2016 est pas mal, on sent bien la souche lager et la couleur est ok, manque un peu de watt mais va s'améliorer avec l'âge
La Fort Lapin c'est cher mais ça vaut une très bonne Brewdog
Il n'y a finalement qu'un petit 3/4 entre Uckle et la banlieue de Grandvoir