Ordre du jour de l’assemblée générale du 9 juin 2019

1) Mot du président et sentiment général

2) Les finances

- bilan financier de l'année écoulée
- Organisation à prévoir pour le suivi de la paperasse (TVA, Bénéfices,…)
- Entrées espérées à venir
- Idées de financement
- Dépenses envisagées


3) L'équipe

Equipe 2018/2019 :

Administrateurs : Axel : Président, JC : Vice-président, Geoffrey : Trésorier, Robin : responsable belgo, festival, concours, Jef : secrétaire

Effectifs : Pascal, Nico R, Corentin, Didier, Fred, Peet, Germain, Martial, Xavier

- Confirmation d'engagement ou demande de démission des membres effectifs et des admins
- Demande d'intégration des nouveaux membres effectifs

- Détermination de rôles
- Responsable commandes groupées (Pascal et Jef)
- Responsable forum et site (Nico R)
- Responsable festival (Robin)
- Responsable Accises. Contacts et déclaration des bières pour le festival et mise au point pour le concours. Mise en place d’un mémo avec toutes les infos et procédures à suivre. (Poste à pourvoir)
- Responsable local. Envoyer des courriers à toutes les communes et fouiller les annonces (Robin)
- Responsable belgo (Robin)
- Responsable sponsors (Corentin?)
- Responsable sortie annuelle. (Martial)
- Responsable matériel. Suivi des divers équipements (banderole, table, verres, fûts,…) inventaire après chaque évènement et organisation de la logistique (Poste à pourvoir)
- Responsable com’ Facebook et autre. (Xavier)
- Vente, gestion des stocks et des brassins BHA (Didier et Germain)
- Autres propositions

4) Festival

- Debrief. Points positifs, points à améliorer, retours de l’enquête et des visiteurs
- Bilan financier
- Prochaine édition


5) Projets en cours

- Concours
- Etat des partenariats et partenariats envisagés
- BHAb#4 ou pas
- Local
- Houblonnière
- Sorties
- autre

Procès Verbal De l’assembkée générale du 09 juin 2019

Présences :
Admin : Axel, JC , Robin, Geoffrey, Jef
Effectifs : Pascal, Didier, Nico, Martial, Xavier, Corentin
Excusés : Germain, Fred
Non excusé : Peet
Membres présents : Manon, Leyon, Marc, Olivier

1) Mot du président et sentiment général

- Validation du PV de l’AG 2018 (votée)
- Rappel des valeurs de l’asbl
- Passage en revue de l’historique depuis l’ABBA à 2019
- Citation des points positifs :
o La modification de la réglementation sur le brassage amateur est une immense réussite. C’est un des objectifs de l’asbl qui se réalise dans des délais inespérés
o Le festival a été une grande réussite
- Citation des points négatifs
o La communication des admins vers les effectifs est encore à améliorer en particulier quand des décisions sont prises.

2) Les finances

- bilan financier de l'année écoulée : voir annexe
- Organisation à prévoir pour le suivi de la paperasse (TVA, bénéfices,…) : nous allons prendre un comptable
- Entrées espérées à venir : brassin d’une BHA#4
- Idées de financement : crowfunding pour le local évoqué mais pas réellement envisagé
- Dépenses envisagées : pas pour l’instant


3) L'équipe

Equipe 2018/2019 :

Administrateurs : Axel : Président, JC : Vice-président démissionnaire, Geoffrey : Trésorier, Robin : responsable belgo, festival, concours, Jef : secrétaire.
JC est officiellement relevé de ses fonctions de vice-président. Les statuts ne seront pas modifiés spécifiquement puisqu’il ne sera pas remplacé. A la prochaine modification de statuts, ce point sera adapté.

Effectifs : Pascal, Nico R, Corentin, Didier, Fred, Peet, Germain, Martial, Xavier.
Fred démissionne de ses fonctions et redevient membre adhérant, son poste de responsable des commandes groupées sera repris par Pascal et Jef

Manon est élue membre effective et partagera la responsabilité de responsable communication avec Xavier. Ils se répartiront les tâches et les réseaux sociaux comme bon leur semble.

- Récapitulatif des rôles
- Responsable commandes groupées (Pascal et Jef)
- Responsable forum et site (Nico R avec Geoffrey en back-up)
- Responsable festival (Robin)
- Responsable Accises. Contacts et déclaration des bières pour le festival et mise au point pour le concours. Mise en place d’un mémo avec toutes les infos et procédures à suivre. (Axel)
- Responsable local. Envoyer des courriers à toutes les communes et fouiller les annonces (Robin)
- Responsable belgo (Robin)
- Responsable sponsors et renouvellement des partenariats (Corentin)
- Responsable sortie annuelle. (Martial)
- Responsable matériel. Suivi des divers équipements (banderole, table, verres, fûts,…) inventaire après chaque évènement et organisation de la logistique (Germain)
- Responsable com’ Facebook et autre. (Xavier et Manon)
- Vente, gestion des stocks et des brassins BHA (Didier)
- Brassin BHA#4 (Germain)
- Autres propositions

4) Festival

- Pas de consensus obtenu sur le format du prochain festival. Nous organiserons une réunion spécifique pour discuter de ce point.
- L’idée de combiner l’organisation du festival avec le concours semble faire l’unanimité. Sans que les jugements du concours se tiennent le même jour, la réception des échantillons peut se faire au même moment pour simplifier la logistique. Une formule doit être définie.


5) Autres points discutés

- Il sera plus simple et beaucoup moins couteux d’organiser le concours quand nos membres seront certifiés BJCP. Probablement pour 2020.
- Houblonnière : une des membres présents (Marc) évoque l’idée d’un partenariat parce qu’il a 1ha de disponible
- Sortie, Londres reste au programme
- Belgo. L’idée de démarrer le belgo le jeudi soir est acceptée. Jef prend contact avec Chevetogne (fait ok pour Chevetogne). Robin prend contact avec Manu de la Lesse pour éventuellement brasser la BHA#4 durant le belgo (fait, en attente de réponse de ses partenaires).
- Barrel project : on doit garder le rythme d’un brassin par fût et par an. Il faut ouvrir aux membres et mieux communiquer pour motiver les candidats potentiels.
- Pour les prochaines commandes groupées, la location d’un container sera probablement la solution.

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